Importera din data
Instruktionsvideo med Clara:
Axel Bäckström
Senast uppdaterad för 3 månader sedan
Steg för steg artikel:
När du börjar använda CRMdata som ditt CRM-system kan det vara aktuellt att importera data från ditt tidigare system, exempelvis ett annat CRM-system eller Excel. Importfunktionen är också användbar om du vill föra in nya leads från externa källor eller uppdatera befintlig information. Importprocessen är flexibel och strukturerad, vilket gör att du enkelt kan överföra dina data. Här är en komplett steg-för-steg guide för hur du genomför en import i CRMdata.
CRMdata stöder import av olika datatyper beroende på vad du vill arbeta med. Se till att välja den datatyp som är mest relevant för dina behov. Du väljer detta på ”Välj tabell” uppe till vänster på sidan. Exempel på vanligt förekommande typer är:
- Customers (kundinformation)
- Contacts (kontaktpersoner)
- Orders (ordrar)
- Articles (artiklar)
Att välja rätt datatyp säkerställer att dina data placeras i rätt tabell och hanteras korrekt i systemet.
Innan du skapar din importfil bör du bekanta dig med postbeskrivningen för respektive datatyp. I CRMdata finns en knapp som heter ”Postbeskrivning” där du kan ladda ner specifikationen för den aktuella tabellen. Postbeskrivningen innehåller:
- En specifikation över alla tillgängliga fält i tabellen samt vilka fält som är obligatoriska.
- Information om dataformat, som om ett fält ska vara alfanumeriskt eller numeriskt, samt maxlängder för varje fält.
Att ha koll på postbeskrivningen hjälper dig att strukturera datafilen korrekt och undvika vanliga fel.
Använd importmallen för att fylla i dina data. Beroende på format bör du tänka på följande:
- Excel-format: Fyll i alla obligatoriska kolumner enligt postbeskrivningen.
- CSV-format: Ange kolumnavgränsare och radavslutare. Om data innehåller citattecken, se till att dessa föregås av en backslash (\) för att undvika problem.
Efter att du har förberett filen är nästa steg att välja importmetod. I CRMdata finns två metoder att välja mellan:
- Ersätt allt: Använd denna metod om du vill radera all befintlig data i tabellen och ersätta den med data från din fil. Denna metod passar bra vid en första import eller om du vill nollställa data.
- Lägg till/uppdatera: Med denna metod lägger systemet till nya poster och uppdaterar befintliga utan att radera poster som inte finns med i filen. Detta är en bra metod om du endast behöver komplettera eller korrigera befintlig data.
När importen startar utförs följande processer i CRMdata:
- Alla importerade poster tidstämplas med datum och tid för importen, vilket gör det lätt att spåra data.
- Om du har valt alternativet ”Ersätt allt” markeras tidigare data som ”gammal” och synkas inte vidare. Detta kan vara användbart om du vill undvika dubbletter eller överflödig information.
- Om du importerar kunder till tabellen ”customers”, uppdateras fältet responsiblesales automatiskt och ansvarsrollen kopplas till rätt användar-id. Därför rekommenderas att du alltid läser in användartabellen (users) först om du planerar att importera flera tabeller samtidigt.
När importen är slutförd, loggas CRMdata ut ur underhållsläge och övriga användare kan logga in igen.
- Vad gör jag om filen innehåller fel? Kontrollera meddelandelistan och justera filen enligt de angivna felen innan du laddar upp den på nytt.
- Vad betyder tidstämpeln på importerade poster? Tidstämpeln anger när data importerades och hjälper dig att hålla koll på importerade data för framtida uppföljning och synkningar.
- Kan jag importera flera datatyper? Ja, men det är viktigt att importera tabeller i rätt ordning. Till exempel bör användartabellen (users) importeras före kundtabellen (customers) för att koppla ansvariga säljare korrekt.
För en videogenomgång av hur du gör en import kan du klicka här. Om du har ytterligare frågor eller funderingar inför din import kan du alltid ringa oss på 08-503 542 70. Lycka till!